Wenn E-Mails verschwinden oder nicht mehr ankommen:

Ein strukturelles Problem – und eine Frage digitaler Souveränität

E-Mail ist eine der letzten offenen Infrastrukturen des Internets. Zumindest in der Theorie. In der Praxis zeigt sich ein anderes Bild: Selbst technisch korrekt konfigurierte E-Mail-Systeme können heute daran scheitern, überhaupt zu kommunizieren. Nicht, weil sie falsch konfiguriert sind. Sondern weil sie nicht als vertrauenswürdig eingestuft werden. Und genau hier beginnt eine Entwicklung, die nicht nur technisch problematisch ist – sondern auch wettbewerbsrechtlich und gesellschaftlich relevant.

Der konkrete Fall 1: illsinger.at (Gmail-Block)

Die Domain illsinger.at wird seit Jahren genutzt, allerdings mit sehr geringem E-Mail-Volumen. Die technische Konfiguration ist vollständig korrekt: SPF ist gesetzt, DKIM signiert, DMARC aktiv. (Das sind Mechanismen, die dazu da sind anzugeben, welche Mailserver für die Domains versenden können. Der Mailserver bestätigt dann durch eine Signatur, dass die Mail von genau diesem Server kommt.

Trotzdem werden E-Mails an Gmail-Empfänger systematisch blockiert.

Die Fehlermeldung lautet:

„550-5.7.1 This message is likely unsolicited mail“

Entscheidend ist: Die gleiche Infrastruktur funktioniert mit anderen Domains. Die gleiche IP wird von Microsoft als vertrauenswürdig eingestuft. Es gibt keine konkrete Begründung. Es gibt keinen funktionierenden Einspruchsmechanismus.

Die Domain ist damit faktisch vom Zugang zu einem wesentlichen Teil des Kommunikationsmarktes ausgeschlossen.

Der konkrete Fall 2: Zustellprobleme bei Microsoft

Ein zweiter Fall zeigt ein anderes, aber ebenso kritisches Verhalten: Eine geschäftskritische E-Mail mit Anhang wird von Microsoft 365 angenommen – die Zustellung erfolgt jedoch nicht. Die E-Mails verschwinden faktisch. Der Empfänger findet sie nicht im Spam. Der Absender wird nicht benachrichtigt.

Am Folgetag landet eine ähnliche E-Mail ohne Anhang im Spam-Ordner. Erst nach manueller Markierung als „Kein Spam“ werden weitere E-Mails zugestellt – auch solche mit Anhang. An den Mails und am Mailserver selbst hat sich nichts verändert.

Andere Mails vom Gleichen Mailserver werden mit “whitelisted”  von Microsoft gerated. Das ist die bestmögliche Bewertung. An der Reputation des Mailservers liegt es also nicht. Es ist die Reputation der Domain.

Das bedeutet: Zustellung hängt vom Verhalten des Empfängers ab – nicht von der technischen Korrektheit der E-Mail.

Der Absender hat keinerlei Einflussmöglichkeit. Und noch kritischer: Wenn der Empfänger den Spam-Ordner nicht überprüft, bleibt die Kommunikation unterbrochen. Der Sender denkt die Mail ist angekommen. Der Empfänger hat keinen Grund zu denken dass er eine Mail nicht bekommen hat.

Man stelle sich vor, es handelt sich um ein zeitkritisches Dokument – einen Vertrag, eine Frist, ein Notariatsdokument. Und der Absender fragt nicht nach.

Die Kommunikation ist unterbrochen – ohne dass eine der Parteien es bemerkt.

Der Paradigmenwechsel: Von offenen Standards zu proprietärer Kontrolle

Früher galt: Technische Korrektheit führt zur Zustellung.

Heute gilt: Proprietäre Reputationsmodelle entscheiden über den Zugang.

Dieses Vertrauen basiert nicht auf offenen Standards, sondern auf internen, nicht einsehbaren Bewertungsmechanismen großer Plattformen. Es ist nicht transparent, nicht überprüfbar und nicht standardisiert. Die Bewertungsmodelle der beiden großen Anbieter funktionieren unterschiedlich. Das kann dazu fähren, dass Microsoft beispielsweise sagt: “Alles perfekt in Ordnung” und Google blockiert vollständig (wie im Fall illsinger.at)

Damit entsteht ein System, in dem wenige Anbieter faktisch entscheiden, welche Kommunikation stattfindet – und welche nicht.

Der Deadlock: Kein Zugang, kein Vertrauen

Der Mechanismus ist einfach – und fatal: Geringe Nutzung führt zu keiner Reputation. Keine Reputation führt zur Blockierung. Blockierung führt zu keiner Zustellung. Keine Zustellung führt zu keiner Reputation.

Es entsteht ein geschlossener Kreislauf ohne definierten Ausweg.

Das ist nicht nur ein technisches Problem. Es ist juristisch gesehen eine Marktzutrittsbarriere.

Gatekeeper in der Praxis

E-Mail ist formal ein offenes System. Faktisch konzentriert sich ein erheblicher Teil der Kommunikation auf wenige Plattformen.

Gmail hat über 1,5 Milliarden Nutzer und verarbeitet einen signifikanten Anteil des weltweiten E-Mail-Traffics. Im Unternehmensumfeld dominieren Microsoft 365 und Google Workspace den Markt.

Das bedeutet: Wer von diesen Plattformen blockiert wird, verliert nicht nur einen Kommunikationskanal – sondern den Zugang zu einem wesentlichen Teil des Marktes.

Genau das ist die praktische Bedeutung eines Gatekeepers: Die Kontrolle über Kommunikation wird zur Kontrolle über Marktteilnahme.

Asymmetrie: Gleiche Handlung, unterschiedliche Bewertung

Ein Gedankenexperiment: Ein Betreiber könnte sagen, dass er viele Spam-Nachrichten von Gmail und Outlook erhält – und deshalb diese Anbieter pauschal blockiert.

Das wäre technisch nicht unbegründet, denn von Gmail und outlook.com werden nachweislich viele Spam Mails versendet, dennoch wäre die Reaktion eindeutig: inakzeptabel.

Wenn große Plattformen jedoch E-Mails blockieren – ohne transparente Begründung und ohne Einspruchsmöglichkeit – gilt das als Sicherheitsmaßnahme.

Das zeigt: Die Regeln sind nicht symmetrisch.

Strukturelle Benachteiligung von KMU

Diese Mechanismen treffen nicht alle gleich. Große Plattformen verfügen über hohe Volumina, etablierte Reputation und vollständige Kontrolle über ihre Systeme.

Kleine und mittlere Unternehmen hingegen nutzen eigene Domains, versenden geringe Volumina und verfügen über keine historische Reputation. Das kann selbst KMU mit eigener Mail Domain betreffen, wenn sie selbst auf der Plattform der großen gehostet sind.

Das Ergebnis: KMU werden strukturell benachteiligt – unabhängig von technischer Qualität.

Wettbewerbsverzerrung für Mitbewerber

Die beschriebenen Mechanismen betreffen nicht nur einzelne Domains oder Unternehmen. Sie treffen insbesondere auch kleinere und mittlere E-Mail-Provider selbst – und damit den Wettbewerb im Markt.

Kleinere Provider stehen vor dem gleichen Problem wie viele KMU: E-Mails aus ihrer Infrastruktur werden zurückgewiesen oder gefiltert – selbst dann, wenn nur einzelne Domains betroffen sind und die technische Konfiguration korrekt ist.

Für den Endkunden ist diese Unterscheidung jedoch nicht sichtbar.

Er sieht nur eines: Seine E-Mails kommen nicht an.

Die Schlussfolgerung ist naheliegend:

• „Der Anbieter hat etwas falsch konfiguriert.“
• „Der Mailserver ist nicht sauber betrieben.“
• „Der Provider ist inkompetent.“

Die tatsächliche Ursache – intransparente Filter- und Reputationsmechanismen großer Plattformen – bleibt unsichtbar.

Der Kunde erwartet zu Recht, dass seine E-Mails zuverlässig zugestellt werden. Wenn das nicht funktioniert, trifft er eine rationale Entscheidung:

Er wechselt zu einem großen Anbieter.

Nicht, weil dieser objektiv besser konfiguriert ist. Sondern weil er Teil des Systems ist, das über Zustellung entscheidet. Damit entsteht ein struktureller Effekt:

• Große Anbieter werden als „verlässlich“ wahrgenommen
• Kleinere Anbieter verlieren Vertrauen – unabhängig von ihrer tatsächlichen Qualität
• Kunden wandern systematisch zu den großen Plattformen ab

Die Folge ist eine klare Marktverschiebung:

Reputationsbasierte Filtermechanismen erzeugen ein Umfeld, in dem große Anbieter ihre kleineren Mitbewerber strukturell benachteiligen.

Oder zugespitzt formuliert:

Die gleiche Infrastruktur wird je nach Anbieter unterschiedlich bewertet – und diese Bewertung entscheidet über den Markterfolg.

Das ist kein rein technisches Problem mehr.

Es ist eine Form der Wettbewerbsverzerrung, bei der:

• technisch korrekte Systeme benachteiligt werden
• Verantwortung falsch zugeordnet wird
• Marktanteile durch Systemlogik verschoben werden

Damit verstärken die bestehenden Filter- und Reputationsmechanismen genau jene Anbieter, die bereits dominierend sind – und erschweren kleineren Providern den Zugang zum Markt.

Das ist kein neutraler Sicherheitsmechanismus.
Das ist ein struktureller Wettbewerbseffekt.

Rechtliche Einordnung (EU)

Diese Entwicklung berührt zentrale Prinzipien des europäischen Wettbewerbsrechts.

Der Digital Markets Act adressiert Plattformen mit Gatekeeper-Funktion. Diese dürfen insbesondere nicht den Zugang zu Märkten unangemessen beschränken, andere Anbieter diskriminieren oder ihre Position zur Verstärkung von Marktmacht nutzen.

Wenn Plattformen externe Kommunikation blockieren, ohne transparente Kriterien und ohne effektive Einspruchsmöglichkeit, stellt sich die Frage, ob hier der Zugang zu einem wesentlichen Markt faktisch kontrolliert wird.

Ein weiterer zentraler Grundsatz ist das Diskriminierungsverbot: Vergleichbare Sachverhalte müssen vergleichbar behandelt werden.

Hier jedoch sehen wir gleiche technische Voraussetzungen – aber unterschiedliche Behandlung je nach Absender. Interne Kommunikation funktioniert zuverlässig, externe wird blockiert oder gefiltert.

Hinzu kommt, dass Entscheidungen auf automatisierten Systemen basieren, deren Kriterien nicht nachvollziehbar sind und die faktisch nicht anfechtbar sind.

Digitale Souveränität: Mehr als ein Technikthema

Digitale Souveränität bedeutet die Fähigkeit, eigene digitale Infrastruktur zu betreiben und zu kontrollieren.

Wenn jedoch eigene Systeme nicht mehr zuverlässig kommunizieren können, weil sie von Plattformen nicht akzeptiert werden, wird diese Souveränität faktisch eingeschränkt.

Die Konsequenz ist klar: Unternehmen werden in zentrale Plattformen gedrängt.

Und genau das führt langfristig zu Marktkonzentration, Abhängigkeiten und eingeschränktem Wettbewerb.

Mit anderen Worten: Fehlende Zustellbarkeit ist ein Treiber von Monopolbildung.

Fazit

Die Beispiele zeigen zwei Seiten desselben Problems: Blockierung ohne Zugang und Zustellung ohne Verlässlichkeit.

Beide führen zum gleichen Ergebnis: Kommunikation ist nicht mehr zuverlässig – trotz korrekter technischer Umsetzung.

Wenn technisch korrekte E-Mails nicht mehr zugestellt werden, ist das kein Spamproblem mehr. Es ist ein strukturelles Marktproblem.

Und dieses Problem betrifft alle, die versuchen, unabhängig zu bleiben.

Was sich ändern muss

Wir brauchen keine Abschaffung von Spamfiltern. Wir brauchen faire Regeln:

• Keine stille Verwerfung von E-Mails
• Transparente Begründung für Blockierungen
• Verlässliche Zustellrückmeldungen
• Funktionierende Einspruchsmechanismen
• Einen klaren Weg zum Aufbau von Reputation

E-Mail ist ein zentrales Infrastruktur-System. Wenn dessen Funktion von intransparenten Entscheidungen abhängt, betrifft das nicht nur einzelne Anbieter.

Es betrifft den Wettbewerb.
Es betrifft die digitale Souveränität insgesamt.
Es betrifft uns alle.